Les 22
Tijd… en hoe spring ik er mee om.

De één wordt geboren in een kamertje driehoog achter, de ander ziet het eerste levenslicht in een luxe privé-kliniek. Maar één ding hebben ze gemeen en dat is de factor TIJD.
Niemand realiseert het zich, maar vermorste tijd kan nimmer meer worden ingehaald. Het is belangrijk om zeer zorgvuldig met de beschikbare tijd om te gaan. Normaliter heeft een mens per maand 180 tot 200 uur effectief te besteden. Bij meer dan 200 echte werkuren per maand bestaat het gevaar van roofbouw met alle gevolgen van dien. Om de beschikbare tijd zo efficiënt mogelijk te besteden is het maken van keuzes en het stellen van prioriteiten van groot belang. Succesvolle mensen hebben de gave van het delegeren van taken. Daarmee wordt veel tijd bespaard.

In de pers verschijnen de laatste tijd berichten over nieuwe cruise schepen. 8000 passagiers en 3500 personen voor bemanning en personeel zijn daar aan boord.
De taakverdeling is strak en efficiënt met een scherpe tijdsindeling:
de loods vaart het schip door de hem bekende geulen en riffen,de kapitein geeft de stuurman opdrachten voor de koers, en de bootsman commandeert de matrozen. De matrozen maken op commando de trossen los of vast.
Daarnaast is er voor de passagiers een cruisedirector, die als een mini burgermeester, het entertainment voor zijn rekening neemt.

TIJD IS GELD
Deze dooddoener wordt te pas en te onpas gebruikt. Bijna alles in deze wereld is voor geld te koop maar de rijkste man kan er geen minuut bij kopen. Tijd wordt daarom wel eens gezien als de grondstof van het leven. Als iemand u een uur van zijn tijd schenkt, schenkt hij u dus een uur van zijn leven. Er zijn ook mensen, die u beroven van uw kostbare tijd, tijd die nooit meer kan worden ingehaald.
Voor het oplossen van zaken en problemen is (veel) tijd nodig. Hierbij is weer het maken van de keuze het grootste probleem. Wat moet het eerste worden gedaan? Soms gaat door verkeerde beslissingen kostbare tijd verloren, tijd waarin u een ander (groter) probleem had kunnen oplossen.
Arm of rijk, beiden hebben per dag 24 uur om te besteden en hoe ze die gaan indelen is vaak heel verschillend. Bij de arme tak zien we veelal het verschijnsel dat ze na het basisonderwijs een gerichte vakopleiding volgen om dan zo snel mogelijk op zoek te gaan naar een baan. De andere groep gaat studeren en denkt met de opgedane kennis meer kans van slagen te hebben in de maatschappij. Toch heeft succes doorgaans weinig te maken met wat mensen onder “kennis” verstaan. Onderzoeken hebben aangetoond dat succes voor 85% aan iemands persoonlijkheid ligt en slechts voor 15% aan de kennis die men op scholen en universiteiten heeft opgestoken. Succes heeft te maken met gerichte Energie, Doorzettingsvermogen en Wilskracht. Uw persoonlijkheid concentreert zich op het door uw gestelde doel en voedt hiermee het onderbewustzijn.

TIJD: HOE GAAN WE ER MEE OM?

We zijn begonnen met te stellen dat iedereen 24 uur per dag ter beschikking heeft. Om deze zo efficiënt mogelijk te gebruiken gaan we werken met een dienstregeling. Het woord doet direct denken aan het openbaar vervoer dat zonder dienstregeling onmogelijk kan werken. Stel u zich eens voor dat treinen dan pas zouden vertrekken wanneer ze tot de laatste plaats bezet waren. Hoe zou u op tijd een afspraak met iemand kunnen maken?

MAAK UW EIGEN DIENSTREGELING
In vrijwel alle moderne fabrieken wordt gewerkt volgens dienstregelingen. Iedereen weet precies wat hij moet doen. Dit gaat volgens een strak schema dat door efficiencyexperts is opgesteld.
Stel een organisatie structuur op. Wilt u uw bedrijf efficiënt en rationeel laten draaien dan moet u een goed plan opstellen. U zult moeten beginnen met een organisatiestructuur op te zetten. Op deze manier weten zowel de afdelingshoofden als de medewerkers waar ze aan toe zijn. Iedereen kent zijn plaats in het bedrijf en handelt daar naar.

Ook hier geldt weer de Wet van de Planning:
  • MAAK EEN PLAN,
  • PLAN HET WERK,
  • WERK VOLGENS DAT PLAN.

Vergadertechniek.
Vergader gericht. Maak een agenda en zorg dat alle besproken punten genotuleerd worden. Houdt u strak aan het tijdschema en laat de vergadering niet ontaarden in een algemeen geroezemoes. Let er op dat gemaakte afspraken ook nagekomen worden. Aanvankelijk zult u merken dat het werken met een zelfgemaakte dienstregeling problemen geeft. U zelf en ook uw stafmedewerkers zullen vaker uitvluchten zoeken om zich aan de dienstregeling te onttrekken. Probeer voor u zelf te ontdekken waar het fout gaat; houd de lijn van het plan goed strak en voer dan veranderingen door, pas dan wanneer u zelf volledig overtuigd bent.
Ook rust en ontspanning zijn absolute punten die in een dienstregeling moeten worden ingecalculeerd. De boog kan immers niet altijd gespannen staan. En toch ook hier weer alles met mate. Is het u ooit opgevallen dat u op uw vrije dagen, waarop u eigenlijk niets om handen heeft, maar wat rondslentert en dat u dan ’s avonds veel meer vermoeid bent dan wanneer u hard gewerkt heeft? Weet u dat slenteren over straat veel vermoeiender is dan stevig doorlopen met een doel voor ogen? De psychologie heeft aangetoond, dat het u minder energie kost in regelmatig tempo hard te werken dan zonder enig tempo. Met andere woorden: u kunt energie besparen als u volgens een bepaald ritme werkt.

Tenslotte (voor deze les) nog een aspect dat zeer zeker met tijd te maken heeft maar wel in een iets andere zin. Men hoort wel eens dat mensen die aanvankelijk succes hebben in het zaken doen ineens mislukken. Zij gaan niet met hun tijd mee, of met andere woorden: ze innoveren niet. Robert Brand, een bekend innovatiecoach, verwoordt dit erg goed in het artikel: “innoveer of failleer”. Hij schreef o.a.: “Cassettebandjes, beeldbuizen, floppydisks: zij veroverden de wereld, maar zijn ook weer razendsnel uit het dagelijks leven verdwenen. Elk product en elke dienst zal, na een eerste succes, onherroepelijk wegzakken. Alleen door nieuwe activiteiten te blijven ontwikkelen wordt een bedrijf toekomstbestendig en kan het duurzaam groeien. Als je niet innoveert sterft je bedrijf uiteindelijk.

BELANGRIJKE REGELS VOOR EEN VLOT LOPENDE VERGADERING:
  • Stuur tijdig de agenda met de bescheiden naar de betrokkenen;
  • Begin op het aangeven tijdstip en wacht niet op mensen, die er nog niet zijn; wachten op de laatkomers is een beloning voor de laatkomers;
  • Vraag na elk agendapunt of er nog vragen of opmerkingen zijn; noteer de namen van de mensen, die iets willen zeggen en hamer dan het punt af. Na de hamerslag geeft u de genoteerde mensen het woord; anderen krijgen het woord niet meer.
  • Een rondvraag als 1e agendapunt komt in eerste instantie vreemd over maar voorkomt vaak een oeverloos gedebatteer aan het einde van de vergadering. Ook hier eerst de namen van de vragenstellers noteren, dan de rondvraag afhameren (rondvraag is gesloten!) en dan de mensen die het woord hebben gevraagd de gelegenheid geven om hun vraag te stellen. Nieuwe vragenstellers krijgen het woord niet meer!
  • Houd als voorzitter de discussies kort en to the point. Op elke vergadering zijn altijd mensen die hun eigen stem graag horen.
VAN KRANTENJONGEN TOT MILJONAIR
Tussen 1850 en 1900 kwamen uit Europa honderdduizenden “landverhuizers” naar Amerika. De meesten waren straatarm en bezaten slechts datgene wat zij aanhadden plus nog een beetje lijfgoed in een plunjezak. Maar ze hadden allen één doel: slagen in het nieuwe land. Velen hadden daarbij diverse doelen voor ogen, maar slechts degenen, die maar één doel voor ogen hadden, zouden slagen. Het begrip ”Eén enkele gedachte is onweerstaanbaar” is hierbij van doorslaggevende betekenis. Arme immigranten keken naar de rijken en dachten: “DAT WIL IK OOK” . Daarom kozen zij een rechte weg en weken daarbij niet van af. Bekend is het verhaal van één van de rijkste mannen van Amerika (ooit een straatarme immigrant) die als lijfspreuk had: “Van alles wat ik verdien, leg ik 10% apart”. Zelfs in de meest armoedige omstandigheden hield hij zich aan deze lijfspreuk vast. Tot het moment kwam dat hij, door de mogelijkheid van een contante betaling, een geweldige investering kon doen en die met veel winst kon doorverkopen. Daarna ging het snel want het gezegde “met geld maak je geld” is al eeuwen van toepassing.
Neem deze lijfspreuk over en dwing uzelf om van uw inkomende gelden 10% niet te consumeren, maar te sparen. Er komt een dag dat u uzelf dankbaar zult voor dit besluit!

OPGAVE
Stel. Dat u per week één uur extra tijd zou kunnen kopen (fantasie!). Schrijf nu eens op een vel papier wat u in dat extra uur zou gaan doen. Dit lijkt een simpele opgave, maar er zal beslist in het oorspronkelijke lijstje veel gestreept worden.